浅谈中介房源信息尽职调查和发布管理操作合法合规

2024-04-25 06:29:51 来源:福建省房地产业协会
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柳正忠

摘要:《个人信息保护法》是我国第一部针对个人信息保护的法律。如何做好个人信息保护问题是摆在中介机构面前的重要课题。本文从《房地产经纪管理办法》开始,并以房地产经纪服务为视角来重点解读《个保法》,浅谈如何做到经纪人房源信息尽职调查和发布管理操作合法合规。

关键词:《个人信息保护法》中介机构 尽职调查 管理

 

2021年11月1日实施的《个人信息保护法》(下称《个保法》)是我国第一部针对个人信息保护的法律,回应了数字经济大潮带来的个人信息保护问题,体现了我国对个人信息权益保护的决心。《个保法》是“根据宪法”制定,意味着《个保法》已经成为了信息保护的基本法,也意味着个人信息保护权上升为公民的一项基本权利。

在当前的二手房时代,房地产中介机构(下称中介机构)对房屋交易发挥着不可替代作用的同时,也存在违规处理用户个人信息、经纪服务行为不规范、侵害消费者合法权益、纠纷投诉频发等问题。实践上,中介机构作为《个保法》中的信息处理者,在开展业务的过程中,必然会收集和掌握大量的客户个人信息。这些个人信息受法律保护,如果违法违规收集、使用和处理等,可能要面临行政的或民事的或刑事的法律责任。对中介机构和经纪人来讲,目前政府监管要求越来越高,行业压力越来越大,消费者维权意识越来越强,投诉越来越复杂,所以,如何做好个人信息保护问题是摆在中介机构面前的重要课题。

所以,本文笔者从《房地产经纪管理办法》开始,并以房地产经纪服务为视角来重点解读《个保法》,浅谈如何做到经纪人房源信息尽职调查和发布管理操作合法合规。


1房地产经纪服务与信息披露

笔者认为,如果以房地产经纪服务为视角来解读《个保法》,就需要充分理解《房地产经纪管理办法》(下称《办法》)关于房地产经纪服务与信息公开和披露规定。因为纵观《办法》这部部门规章,可见其法律内容特别强调信息公开和披露。比如,中介机构应当向政府部门公开的信息和政府向社会公众公开的信息(即中介机构到政府机构备案和向社会公众公示),以及中介机构应当向委托人公示的信息和委托人应当披露的信息等。本文主要阐述后两项的理解。

1.1中介机构应当公示信息:承接业务和提供其他服务时,应当签订合同,征得委托人书面同意前提下发布房源信息

中介机构公示信息(详见下图中介机构信息披露义务),主要规定于《办法》第十六条、第十七条。第十六条对房地产经纪服务合同的必备内容进行了规定,第十七条对相关服务内容的明示进行了规定,可见房地产经纪服务与其他服务是有区别的,共同点是强调书面委托。实践上,中介机构接受业主出售委托时,大多是通过电话、微信或店面报盘,委托缺乏书面证据,不能对业主和中介机构形成法律约束。业主为了高价出售房屋很可能隐瞒某些房屋问题,而法律上没有对卖方披露义务的约束,另外经纪人发布虚假信息的违规成本较低,从而造成经纪行业“假房源”乱象,若有违规违约难以追究其法律责任。

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中介机构信息披露义务

1.2委托人应当披露信息:委托人应当提供身份证明、房屋权属证书等资料

委托人应当披露信息,主要规定于《办法》第二十二条、第二十三条。该规定表明:委托人披露信息的方式仅限于提供真实有效的的身份证明、房屋权属证书等资料;披露信息范围包括在房屋状况说明书内。但它们主要还是针对中介机构的,虽然给予了中介机构对委托人身份和房源核验一定的赋权,但实际可操作性不强。原因是该规定属于部门规章不具有强制性效力,也没有法律明确规定业主的披露义务。链家研究院认为,“业主为了能更高的价格出售,难免存在利益冲突,如果不强制要求业主披露信息并对其内容负责,很难完全完全避免隐瞒房屋真实状况,欺骗或误导买方的情况发生。此外,我国经纪人本身具有居间属性,在成交导向的大环境下,难以从根源上杜绝经纪人故意隐瞒欺诈消费者的情况。”当然,该规定应当注意的是对外发布相应的房源信息的前提是委托人书面同意。

1.3 房源信息披露的其他规定:加强书面委托、尽职调查和发布管理实名制,在委托人书面同意前提下发布房源信息,确保真房源,并及时删除已经成交和取消委托的房源信息

房屋交易的前提是房源信息真实有效的披露。但长期以来“假房源”一直困扰着市场。为保证“真房源”和规范房源信息披露,住建部联合七部委2016年6月18日发布《关于加强房地产中介管理促进行业健康发展意见》(建房〔2016〕168号,下称《意见》)对中介机构承接业务、发布房源信息等做了专门性规定,中房学2017年4月17日发布《房屋状况说明书》推荐文本,2018年10月15日发布“真房源”标识指引(试行),确定“真房源”标准等。以上做法的解读归纳起来有以下几点:

第一,加强房源书面委托制度。承接业务与《办法》一脉相承,保持和延续了签订合同的要求,通过合同的法律形式确定房源基本信息、委托信息披露的义务,确定双方权利义务;第二,加强房源信息尽职调查,并制作房屋状况说明书(内容主要包括房屋的物理信息、产权状况等),确保房源信息的真实性。第三,加强房源信息发布管理,要求发布房源信息一定是真房源并征得委托人书面同意,以及及时撤除已交易和取消委托的房源信息等。第四,法律性质为规范性文件和行业标准,法律效力层级较底,不具有强制性。第五,委托信息披露包括两层含义:一是产权人应当披露信息身份证明和权属证明材料;二是中介机构有权合理运用房源信息。但对产生的大量的用户个人信息及保护问题没有相应规定。

1.4 房源信息披露的法律意义:信息是房屋交易的起点,没有信息就没有房屋交易,真房源对维护市场秩序,规范行业有序发展起到至关作用

二手房交易与流通环节主要是:业主委托中介机构销售房屋,尔后中介机构与买方需求进行匹配,再促成买卖双方达成一致,进而完成交易与流通。有观点认为,信息是房屋交易的起点,交易环节主要是信息产生、传播、获取、匹配的过程,交易实质为信息的决策。该观点还认为,房源信息、客户信息的生产、分发与匹配的效率决定了房屋交易的效率。所以,房源信息是经纪活动、房屋交易的前提,如果能够真实、完整的披露,对保护消费者权益,维护正常市场秩序,推动行业规范有序发展将起到至关重要作用。总之,没有房源信息、客源信息就没有交易。

房屋交易信息披露义务主体有两个:一个是中介机构,另外一个是委托人,主要是卖方。信息披露范围的设定如下图所示,我们都清楚,中介机构对与订立合同有关的重大事项有如实报告义务,委托人(卖方)有如实披露房源信息义务,都是为了真房源。当然,中介机构对买方也有核验相关信息义务,如购买资格、支付能力、个人征信等信息,它们都是为了交易安全。

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房屋交易信息披露义务的范围

在我国房地产市场改革发展中,以二手房为例,因为其市场市场发育不完善以及相关监管实施不到位,假房源充斥着整个市场,严重影响了市场交易秩序。所以,从《办法》到《意见》等部门规章和规范性文件都特别强调房源信息的管理,它们是历史经验的总结,目的在于推动真房源,维护市场秩序,规范中介行为,推动行业有序发展。概言之,没有真房源就没有健康的市场秩序。

2《个保法》背景下的房源信息尽职调查和房源信息发布管理

房源信息和客户信息在房屋交易中具有重要的地位,但它是世界性一个复杂的难题,例如,房屋交易信息披露义务的设定、范围、违反该义务的救济,中介机构不实信息披露民事责任等。笔者没有水平研究所以不予赘述。然而我们都清楚,在二手房交易领域,房源信息尽职调查和房源信息发布管理(以下称房源信息背调和管理)是业务操作中非常重要的环节,必然会收集和掌握大量的客户个人信息,而且中介机构对房屋交易信息披露亦是法定义务。这点在前文的《办法》《意见》有阐述,《民法典》第九百六十二条规定的中介人的如实报告义务,更是法律上规定了中介人的房屋交易信息披露义务。它们虽然规定了个人信息的合理利用,但系统、全面规范个人信息处理活动问题,保护个人信息权益,进而促进个人信息合理利用的是《个保法》。

《个保法》第一条开门见山表明它立法目的有两个,一个是“保护个人信息权益”,另一个是“促进个人信息合理利用”。其中“规范个人信息处理活动”处于整个《个保法》的核心地位,只有夯实“规范个人信息处理活动”这个关键环节,才能确保实现保护个人信息权益和促进个人信息合理利用之目的。

以房地产经纪服务视角解读《个保法》,中介机构作为《个保法》中的信息处理者,想要房源信息背调和管理合法正当,想要保护客户的个人信息安全,就必须要充分理解《个保法》等相关法律法规,并依法依规处理作业中产生的个人信息问题。一些特殊的情况,如不能充分理解《个保法》,很容易发生违法违规的行为。笔者认为,《个保法》背景下,房源信息背调和管理操作应产生的影响有以下几点:

2.1基本原则遵循合法、正当、必要和诚信原则,不得通过误导、欺诈、胁迫等方式处理个人信息

房源信息背调和管理操作需要遵循的处理原则:合法、正当、必要和诚信,中介机构不得通过误导、欺诈、胁迫等方式处理个人信息。同时需要遵守“最小影响、最小范围、最短时间”规则,具体可参见《个保法》第六条与第十九条之规定。《个保法》明确个人信息处理者“处理个人信息应当具有明确、合理的目的,并应当与处理目的直接相关,采取对个人权益影响最小的方式。收集个人信息,应当限于实现处理目的的最小范围,不得过度收集个人信息。”

作为个人信息处理者的中介机构,应当充分结合《个保法》的合法、正当、必要和诚信原则与“最小影响、最小范围、最短时间”规则,积极进行自查自纠,对自身信息处理行为的目的正当性与处理必要性进行充分说明,明确提供基本功能服务所必须收集的个人信息范围,并与业务部门及时沟通调整实际收集个人信息的范围,以确保符合《个保法》的要求。

2.2规则一:收集、使用房源信息需要获得客户本人的书面同意

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如图所示,根据《个保法》第十四条规定,合法、合规的书面授权是房源信息背调中不可缺少的环节,没有得到客户的授权,中介机构无权对客户进行房源信息背调和管理。另外,有时中介机构会将房源信息背调和管理未经客户许可不得将相关信息透露给第三方,如进行透露便是违法违规。

2.3规则二:处理敏感个人信息的处理应当取得个人的单独同意,具有特定的目的和充分的必要性,并采取严格保护措施

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《个保法》《民法典》关于个人敏感信息处理规则

如上图所示,《个保法》规定个人信息处理者处理敏感个人信息,应当在履行“告知-知情-同意”原则的基础上,在具有特定的目的和充分的必要性,并采取严格保护措施的情形下方可处理敏感个人信息。特别是应当取得个人的单独同意,如果法律、行政法规规定处理敏感个人信息应当取得书面同意的,应当从其规定。《民法典》在第一千零三十四条中对“个人信息”不仅作了界定,还进一步划分为了私密信息和非私密信息:“个人信息中的私密信息,适用有关隐私权的规定;没有规定的,适用有关个人信息保护的规定。”

实践中,经纪活动中,如委托售房、签订房地产经纪服务合同或进行网签时,委托人应提供的身份证、银行卡、户口本等敏感信息,通常用微信等工具私下传给经纪人的证照信息等。笔者认为,这种情形通常视为委托人已经知情、并同意。但经纪人没有个人信息保护意识常常私下留存直到离职时还带走用户个人信息,如果将其作为跳槽时与雇主谈判的“筹码”、或者自己独立开店时的“商机”的工具,甚至卖给提供融资服务的企业谋利。这种情形就违反了法律规定,风险较大,可能面临着各种法律责任。

2.4规则三:匿名化处理后的信息不属于个人信息

根据《个保法》的定义,个人信息是以电子或者其他方式记录的与已识别或者可识别的自然人有关的各种信息,不包括匿名化处理后的信息。个人信息的处理包括个人信息的收集、存储、使用、加工、传输、提供、公开、删除等。

实践中,我们通常在各类互联网平台看到房源信息,如安居客、58同城、贝壳等,根据《个保法》的定义,这类信息中介机构如果经过去标识化、匿名化处理之后无法识别特定自然人且不能复原就不属于个人信息。所以,匿名化的信息不受《个保法》的保护。判断标准是无法识别特定自然人且不能复原,实践上,因为特定的房源信息总是有房屋图片的,很难做到无法识别。但即使是这样,中介机构仍应遵守《办法》《意见》规定,保证其房源信息的真实性。所谓去标识化,是指个人信息经过处理,使其在不借助额外信息的情况下无法识别特定自然人的过程。匿名化,是指个人信息经过处理无法识别特定自然人且不能复原的过程。

2.5规则三:个人在个人信息处理活动中的权利:1、知情权和决定权;2、查阅和复制权;3、更正补充权;4、请求删除权;5、规则知晓权;6、信息代决定权

《个保法》规定个人在个人信息处理活动中有六项权利。本文重点讲请求删除权。《意见》对房源信息发布有严格规定,不仅要求发布房源需要实名,且真实,不得发布未经书面委托的房源、不得隐瞒抵押等影响交易的信息;还要求对出售或出租的房屋,促成交易的中介机构应当及时撤除。另外,根据民法典第九百三十条规定,委托人对委托合同有任意解除权,这种情形下,委托人对经纪服务中产生的房源信息(挂牌)、个人信息尤其是敏感信息及时撤除。实务中,有些中介机构为了自己的利益锁住房源信息、不愿意撤除房源信息和个人信息从而损害用户的利益引起的纠纷时有发生。

2.6规则三:个人信息处理者的义务:源头治理、合规经营

中介机构和互联网平台是房屋交易信息处理的主体,两者承担义务略有区别,如下图所示。在具体方法上,对房屋交易信息保护工作应注重“源头治理、合规经营”,从根本上扭转重业务轻合规、内控要求为业务发展让路的局面;要改变固有思维,强化房屋交易信息保护工作、进行全流程管理,对相关业务风险点进行溯源整改、加强员工行为管理、提升合规经营意识和水平,从源头上保证投诉不发生、少发生。

 

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中介机构和互联网平台处理个人信息的义务


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